Αυστηρότερο πλαίσιο προετοιμασίας και τεχνικού ελέγχου θεσπίζεται για τις δημόσιες διαδικασίες που πρόκειται να διεκπεραιώνονται μέσω των ΚΕΠ, με ετήσιο προγραμματισμό, δοκιμές πριν από την έναρξη και σαφή υποχρέωση των αρμόδιων φορέων να διατηρούν και δικά τους σημεία φυσικής εξυπηρέτησης. Οι νέες οδηγίες απευθύνονται σε όλα τα υπουργεία και στους εποπτευόμενους φορείς τους.
Πρώτα καταγραφή στον «Μίτο» και μετά ένταξη
Για να προστεθεί μια διοικητική διαδικασία στο δίκτυο των ΚΕΠ πρέπει προηγουμένως να έχει καταγραφεί ή επικαιροποιηθεί στο Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών «Μίτος». Ακολουθεί αξιολόγηση της διαδικασίας, εκτίμηση του φόρτου που θα προκαλέσει στο δίκτυο και συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες για την τεχνική διασύνδεση.
Η ένταξη ολοκληρώνεται με την προβλεπόμενη κοινή υπουργική απόφαση. Έτσι, μια ανακοίνωση ή μια ψηφιακή εφαρμογή φορέα δεν αρκεί από μόνη της για να θεωρηθεί ότι η αντίστοιχη υπηρεσία παρέχεται από τα ΚΕΠ.
Εισηγήσεις δύο φορές τον χρόνο
Οι δημόσιοι φορείς καλούνται να προγραμματίζουν ετησίως ποιες διαδικασίες θέλουν να εντάξουν και να υποβάλλουν τις σχετικές εισηγήσεις τον Φεβρουάριο και τον Σεπτέμβριο. Μαζί πρέπει να δηλώνουν τον εκτιμώμενο χρόνο έναρξης και τον αναμενόμενο αριθμό αιτημάτων από πολίτες.
Η πρόβλεψη επιδιώκει να αφήνει επαρκή χρόνο για την επεξεργασία, την καταγραφή στον «Μίτο» και την προετοιμασία οδηγιών, εγχειριδίων και συχνών ερωτήσεων. Κατ’ εξαίρεση, διαδικασίες που συνδέονται με έκτακτες ανάγκες ή με την εξυπηρέτηση ατόμων με αναπηρία μπορούν να εξετάζονται κατά προτεραιότητα όλο το έτος.
Οι υπηρεσίες των φορέων δεν κλείνουν
Κρίσιμη διευκρίνιση είναι ότι τα ΚΕΠ λειτουργούν παράλληλα με την καθ’ ύλην αρμόδια δημόσια υπηρεσία. Οι φορείς δεν επιτρέπεται να καταργούν τα δικά τους σημεία αυτοπρόσωπης εξυπηρέτησης και να αφήνουν ως μόνες επιλογές την αποκλειστικά ψηφιακή συναλλαγή ή την επίσκεψη σε ΚΕΠ.
Για τον πολίτη αυτό σημαίνει ότι η ένταξη μιας διαδικασίας στα ΚΕΠ πρέπει να προσθέτει διαθέσιμο κανάλι και όχι να μεταφέρει εξ ολοκλήρου το βάρος στο δίκτυο. Η αρχή αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική για όσους δεν διαθέτουν ψηφιακές δεξιότητες ή χρειάζονται υποστήριξη σε πιο σύνθετες υποθέσεις.
Δοκιμές πριν ανοίξει μια νέα υπηρεσία
Όταν μια διαδικασία βασίζεται σε πληροφοριακό σύστημα, απαιτείται να έχει ολοκληρωθεί η διασύνδεση με τα ΚΕΠ, να έχουν ελεγχθεί τα δικαιώματα πρόσβασης των υπαλλήλων και να έχουν γίνει τεχνικές δοκιμές. Το πλαίσιο ζητά ξεχωριστό περιβάλλον δοκιμών, ασφαλή είσοδο των χειριστών και αυτοματοποιημένη άντληση δικαιολογητικών που το Δημόσιο ήδη διαθέτει.
Προβλέπεται επίσης έλεγχος αντοχής του συστήματος σε ταυτόχρονη χρήση, υποστήριξη μέσω helpdesk, εγχειρίδιο συχνών ερωτήσεων και εκπαιδευτικό υλικό. Πριν από αλλαγές ή αναβαθμίσεις σε ήδη διαθέσιμη υπηρεσία, ο αρμόδιος φορέας οφείλει να ενημερώνει εγκαίρως και να επαναλαμβάνει τους αναγκαίους ελέγχους.
Πιλοτική λειτουργία και περίοδος προσαρμογής
Το υπόδειγμα προετοιμασίας προβλέπει δοκιμαστική εφαρμογή 15 ημερών σε περιορισμένο αριθμό ΚΕΠ διαφορετικού μεγέθους. Μετά την επίσημη έναρξη προβλέπεται περίοδος προσαρμογής 30 ημερών, ώστε να εντοπίζονται πρακτικά προβλήματα πριν η χρήση αποκτήσει πλήρη κλίμακα.
Για τις εποχικές υπηρεσίες που παρέχονται ήδη, τα απαραίτητα έγγραφα και οι οδηγίες πρέπει να αποστέλλονται τουλάχιστον 15 ημέρες πριν από την έναρξη. Το ζητούμενο είναι οι υπάλληλοι να έχουν διαθέσιμη τεκμηρίωση και λειτουργικά εργαλεία όταν ξεκινήσει η προσέλευση των πολιτών.
Τι αλλάζει πρακτικά για τους πολίτες
Το νέο πλαίσιο δεν προσθέτει από μόνο του μια συγκεκριμένη υπηρεσία στα ΚΕΠ. Καθορίζει όμως τις προϋποθέσεις που πρέπει να έχουν εκπληρωθεί πριν ανακοινωθεί ότι μια διαδικασία είναι διαθέσιμη, με στόχο λιγότερες αστοχίες, σαφέστερες οδηγίες και μικρότερο κίνδυνο διακοπών.
Όταν προκύπτει ανάγκη συναλλαγής, ο πολίτης θα πρέπει να ελέγχει αν η συγκεκριμένη διαδικασία έχει πράγματι ενταχθεί στο δίκτυο, ποια δικαιολογητικά απαιτούνται και αν χρειάζεται ραντεβού. Η ενίσχυση των ελέγχων στο παρασκήνιο αποσκοπεί τελικά σε πιο προβλέψιμη εξυπηρέτηση στο γκισέ.
Για περισσότερες φωτογραφίες, άμεσα και καθημερινά φωτορεπορτάζ επικαιρότητας και όχι μόνο, μπορείτε να επισκεφθείτε το toklik.gr.
